Диагноз для бухгалтерии

Идеальная бухгалтерия возможна лишь тогда, когда на одного сотрудника приходится по одному, а лучше - по два бухгалтера. Но в реальной жизни так не бывает, поэтому и идеальной бухгалтерии не существует. А вот оптимальную бухгалтерию создать вполне реально.

Так считает эксперт в области управленческого консалтинга, исполнительный директор группы компаний IVM-Consulting (Москва) Павел МЕНЬШИКОВ.

- Павел Владимирович, как часто на практике приходится сталкиваться с ошибками в организации работы бухгалтерии? И какие проблемы самые распространенные?

- Так же как нет вечного двигателя, нет и идеальной бухгалтерии. Можно сказать, что у 100% бухгалтерских служб есть свои ошибки. Вопрос в том, насколько они критичны. Часто в бухгалтерии бывает так: работы делается много, а эффективности не достаточно. При этом большинство сотрудников в компаниях считают, что бухгалтерия лишь тратит деньги. Но мало кто, кроме бухгалтера, понимает, что такое вообще учет и бухгалтерия, что она должна делать. Зачастую бухгалтерия перегружена и не всегда по делу. Бухгалтерию чего только не заставляют делать - и истребовать дебиторку, и документы по просьбе отдела сбыта раз по 10 переделывать. Дергают по разным мелочам, а все, что ни к кому не относится, сваливают на бухгалтерию. Очень часто главный бухгалтер уходит домой позже всех, берет с собой отчеты. Но в итоге отчетность подается с опозданием, авралы в порядке вещей, генеральный недоволен.

Всего за время нашей работы по этой теме мы выделили 14 основных проблем. Наиболее часто встречаются следующие: недостаточная формализация и отлаженность бизнес-процессов; низкая квалификация и исполнительская дисциплина сотрудников бухгалтерии; неритмичность работы (авралы); перегруженность одних и недогруженность других сотрудников бухгалтерии; отсутствие взаимопонимания с генеральным директором и руководителями соседних отделов и служб.

- Какие потери несет компания в целом, если бухгалтерия работает неэффективно?

- Самые серьезные - от простого перерасхода бюджета бухгалтерии из-за неоптимальной загрузки или непроизводительных потерь времени до потери бизнеса из-за некачественного ведения налогового учета и замораживания оборотных средств.

- По каким показателям можно судить о том, что бухгалтерия работает неэффективно?

- Генеральные директора судят в основном по трем показателям. Бухгалтерия, по их мнению, работает медленно, некачественно и дорого обходится. Причины - самые разнообразные. Например, непонимание того, какие именно продукты должна делать бухгалтерия. Или нехватка нормативных документов внутреннего характера. Причиной также может являться низкая квалификация младшего персонала или избыточная - старшего.

Нельзя сбрасывать со счетов и общую российскую проблему, которая заключается в том, что руководители очень часто работают за сотрудников. Зачастую бухгалтерию перегружают не свойственными ей функциями, бесполезной работой.

- Можно ли сделать бухгалтерию результативной и гибкой и какие конкретные шаги для этого нужно предпринять?

- Конечно можно. Для этого нужно переосмыслить роль бухгалтерии в компании и роль главного бухгалтера в бухгалтерии, научиться находить внутренние резервы повышения производительности и правильно использовать их, запастись терпением и начать наводить порядок, используя постепенность бульдозера и тактику "выжженной земли". Это значит, что проблемы нужно решать последовательно и до конца, чтобы не возвращаться к ней потом еще раз. Только после того как навели порядок с авансами, выплаченными поставщикам, переходим к решению проблемы некачественно оформляемых первичных документов и т.д. Иначе, если браться за все сразу, времени и сил потратится много, а результата - ноль, ни там, ни там недоделано до конца.

- Оптимальная структура бухгалтерии, какова она?

- Если мы говорим именно о структуре, то все зависит от того, какой набор задач ставит перед бухгалтерией генеральный директор. В общем плане существует четыре признака оптимальной бухгалтерии: каждый сотрудник бухгалтерии 480 минут в день занимается работой, полезной для компании (инвестиционной и текущей); бухгалтерия делает все, что нужно для компании в ее (бухгалтерии) сфере компетенции; сотрудники бухгалтерии и бухгалтерия как подразделение получают доход, достаточный для их функционирования и воспроизводства.

- По каким показателям можно определить, что бухгалтерия начала работать более эффективно?

- Эффективно работающая бухгалтерия - это не просто работа без авралов, это еще и высвобожденные ресурсы. На практике объем этих ресурсов составляет от 40% до 80%, что позволяет либо сократить затраты, либо теми же силами вести не только бухгалтерский, но и управленческий учет. Ну и самое главное - это довольный генеральный директор.